第一章  总 则

第一条 为规范学校各类印章的管理，根据中共中央办公厅《关于各级党组织印章的规定》（中办发[1983]37号）、国务院办公厅《国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》（国发[1993]21号），特制定本规定。

第二条 本规定所指的印章包括学校党委印章、学校印章（含钢印）和学校各党政职能部门印章、二级学院印章、党总支部印章、团委及学校各种业务专用章（如证明专用章、合同专用章、财务专用章等）、校内各社会团体（各种协会、学会、联谊会、校友会等）的印章及学校领导手章等。

第二章  印章申请、刻制和启用

第三条 印章申请

（一）印章刻制的申请：因业务需要或组织变更需刻制印章时，由主办部门填写“刻制、更换印章申请表”，并附学校或上级有关部门批准成立该机构的公文，报学院办公室、校领导审批。

（二）印章换发的申请：印章的印文磨损需要换发时，由用印单位填具“刻制、更换印章申请表”，并于文尾拓具印模，标明制发日期，报学院办公室，用印单位来学院办公室领新印章时，将磨损的旧印章交回学院办公室。

（三）印章补发的申请：印章损毁或遗失时，监印人员除向学院办公室报告并依法公告作废外，应提交“补发印章申请书”，并附原印章的种类、字体、制发日期、毁损或遗失经过及失职人员的议处，送学院办公室，按本规定第四条的规定，经核定后，由管理部门补发。补发印章的印文字体应有异于原印章，以示区别。遗失之印寻获时，须即交学院办公室依本规定第二十六条办理。

第四条 印章的核定及制发

（一）学校印章（含钢印）和学校党委、学校团委印章的制发由上级部门核定。

（二）学校内设二级学院，机关处室，直属单位，二级学院党总支的印章，由学院办公室主任审核，学校主要党政领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，中刊五角星或党徽。

（三）各种业务专用章（如财务专用章、招生专用章、证明专用章、合同专用章等）、社团组织（如各种协会、学会、联谊会等）印章，由学校有关职能部门签署意见，学院办公室主任审核，学校主管领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，也可根据需要刻成椭圆形或其它形状。

（四）领导手章（即法定代表人、领导人签名章）的刻制，经学校领导同意，由学院办公室主任核准，学院办公室制发。手章字样由领导亲笔书写，刻成长方形。根据工作需要，校领导手章可刻制成中文或英文式样。

（五）二级学院、机关部处负有行政管理职能的下属单位原则上不另制发印章。因工作需要确需制发印章的，由所在单位提出申请，详细说明印章的名称、用途和式样，经学院办公室主任审核，学校主管领导批准，学院办公室制发。该类印章为圆形，

第五条 刻制本规定第四条第二款所列印章，由学院办公室根据单位申请，经中山市公安局审批后到公安局指定地点刻制。制其它各类印章，由学院办公室根据具体情况决定自办或由用印单位承办。

刻制学院二级单位党政印章所需经费，由学校支付；刻制其它类型印章及二级单位下属部门印章所需经费由各单位从学院下拨的经费中自付。

第六条 印章的启用

（一）启用印章一般应从便于工作衔接上考虑，确定印章的启用时间。在选择启用时间后，提前向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模，重要印章同时要报上级备案。

（二）本规定第四条第二款所列印章的启用由学院办公室负责，启用通知由学校领导或学院办公室主任签发。

（三）启用通知下发后，用章单位指定专人到学院办公室办理领取手续，留下印模，签收，同时将应作废的印章交回学院办公室。取送印章要按取送机密件对待。

（四）业务专用章的启用由各单位领导自行确定。对外产生效用的印章，如财务专用章等，在启用前应将启用时间、印章样式通知各有关单位。

（五）启用印章前应掌握识别真伪的方法。学院办公室和受印单位都须把印章启用日期的材料和印模立卷归档并永久保存。

第三章  印章的管理

第七条 学院办公室是学校各类印章的综合管理部门。二级学院及直属单位办公室、机关部处是各单位印章的管理部门。学院办公室及各单位应指定专人负责印章的审核、制发、补发、检查等管理工作。学院办公室应建立印章刻制登记表，分门别类（如党、政、工、团等）和分时段对所刻制的印章进行登记，拓具印模、样本、依序装订成册，以利管理。学院其它单位，亦应建立印章登记本，对本单位印章进行管理。

第八条 各单位党政正职领导以及分管领导应对本单位各类印章的使用情况进行监督、检查。机关部处、直属单位指定专人负责本单位印章的保管和使用（负责印章保管和使用的人员称为监印人员，下同）。二级学院及其下属单位（如研究所、中心）的印章由二级学院办公室统一保管。印章平日随用随锁，假日加封。如有遗失或误用，由监印人员负完全责任。

第九条 对不合规定、不符合手续的用印，监印人员应提出异议并向本单位领导或学院办公室报告。要提高警惕，严防私用、盗用公章。

第十条 印章不固定换发年限。各单位监印人员对本单位各类印章每年至少检查一次，学院办公室不定期对各单位现有的各类印章进行检查、核实。

第十一条 主管、监印人员交接时，应拓具印模样本列册专案移交，并报送学院办公室。

第十二条 印章遗失时须立即向单位领导、学院办公室及保卫部门报告，并依法公布作废。

第四章  印章的使用

第十三条 印章的使用范围

（一）学校正式印章是按照国家规定，由教育部正式批准、刻制给予学院使用的，它代表学校的法定名称，体现学院的权力、凭信和职责。由学校独立对内对外行使职权时使用。

（二）部门、单位印章是经学院批准、刻制给各二级学院和机关各部处使用的，只能以单位或部门名义在学校授权范围内或学校批准经办业务的权责范围内使用，一般不对外使用，更不能未经学校授权对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书。对外使用时，不具有证明独立的法人资格效果，没有法律效力。对超出学校授权范围或部门职责擅自使用而产生的不良后果，学校不负法律责任，并要追究相关当事者个人及其单位领导的责任。

（三）专用印章是学校及各职能部门为履行自己的某一项专门业务而使用的印章。印文中除刊有机关或单位的法定名称外，还刊有专门的用途，如“财务专用章”、“证明专用章”“合同专用章”等。专用印章不能代表学校或部门的权力，只代表印章上刊明的使用范围；如要使其具有法律意义，产生法律效力，还需加盖学院印章。

（四）钢印仅限于加盖在各种证书的照片上，不能作为文件、介绍信及其它票据凭证的有效标志，不能独立使用。

（五）学校法定代表人手章（签名章），属于机关或单位的公务章，代表学院领导人的身份，是行使职务的标志，具有权威性。凡需使用法定代表人印章应知照法定代表人本人并经其同意。

第十四条 印章的使用程序

用印须由专人负责，不能随意委托他人代为盖印。文件或材料需用印时，用印单位应先填写“部门使用学院印章申请表”，经部门负责人及主管院领导核准、签字后，连同经审核的文件等交监印人用印。经院领导授权的按照授权书的内容执行。凡批准手续不全的，一律不能用印，违反此规定所造成的一切后果，由监印人负责。

二级学院和直属单位以及机关各职能部门印章的使用程序如下：

（一）学校印章的使用，必须由用印单位或个人提出申请，经部门主要党政领导批准，报主管院领导审批，或在校领导授权范围内,由印章审批授予人审批，填写用印登记表。监印人凭学院领导或印章审批授予人签字，经确认无误，加盖学院印章。

（二）涉及对外签订具有法律效力的合同及其它契约类文书，按照《电子科技大学中山学院合同管理办法》办理，凭《电子科技大学中山学院合同审批表》，加盖学院印章。

（三）各二级学院，院直属单位党政印章的使用，由用印单位或个人提出申请，经部门主要党政领导批准，填写用印登记表。监印人员凭单位领导签字，确认无误，加盖单位印章。

（四）各职能部门在处理本部门职责范围内的事务时，盖部门印章。职能部门印章的使用，由各职能部门领导审批、签字，填写用印登记表，监印人员按规定用印。

（五）各二级学院二级单位参照本程序制定本单位印章使用程序。

第十五条 使用印章的范围一般应与批准人的职权相适应。盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第十六条 监印人员在用印时要审阅、了解用印内容，不能不看内容就盲目盖印，同时，还要看留存材料是否齐全。一般使用印章要保存的材料有：

（一）公文、信函须保留有领导人签批的草稿和二份正式文件、材料；

（二）协议书、合同书须保留一份正本；

（三）毕业证书、荣誉证书等要附有颁发文件领导人批准的书面材料、名册及证书样本，要逐一核对证书及名册的人数是否相符，并点清证书数量与名册的人数是否相同；

（四）若确实没有留存材料的，要详细地记载用印情况。

第十七条 每次用印都应当进行登记，登记的项目包括：用印日期、内容摘要、批准人、用印单位、承办人、监印人、用印数以及留存材料等事项。

第十八条 监印人员盖章时精力要集中，用力要均匀，使盖出的印章端正、清晰、美观、便于识别，印章不能盖歪或颠倒。以单位名义发出的公文、函件必须加盖单位的印章；机关正式公文只在落款处盖章；凡文末落款与印章名称不一致者，拒绝用印。

第十九条 学校所有需要盖印鉴的介绍信、使用带存根的公函或介绍信、证明信等要盖两处印章，一处盖在公函连接线上，一处盖在机关落款处。凡在落款处加盖的印章，都要“骑年盖月”。一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需要开具时，必须经主管院长签字方可开出，持空白介绍信外出工作回来后必须向学校汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回，否则，产生不利后果时将追究相关人员的责任。

第二十条 监印人员应定期整理留存材料，把用印留存的材料进行编号整理，归档备案，对其中具有考查价值的，要在年终整理立卷时归档保存。

第二十一条 正式印章必须在办公室内使用，不能将印章携带出机关或单位以外使用，印章不能脱离印章管理人员的监督。各级领导不得私自用章。

第二十二条 监印人对未经本单位负责人判定是否准予用印的文件，不得擅自用印。

第五章  印章的停用、销毁

第二十三条 单位印章在单位名称变更、机构撤销和式样变更时应即行停用。停用印章要发文通知有关单位，并在通知中说明停用原因，标明停用印章的印模和停用时间。停用的废印不得在原单位长期留存，要及时送交学院办公室处理。

第二十四条 旧印章停用后，已失去原有的相关标志意义或行政效力，不能作为现行机关、单位职权活动的凭证。

第二十五条 因单位名称变更，或改变隶属关系，使旧印章停用，而新印章又没有刻制出来时，若有一些工作急需使用印章，可以采用代章的办法，即用其它的印章代替应使用的印章，代章的使用手续与正式印章相同。代章要在落款后面注明“代”字。党政机关之间代章必须是同级或是上级代下级，下级或者没有任何关系的单位一般不能代章。

第二十六条 学院办公室收回废旧印章后要进行登记销帐。对于重要单位或具有保存价值的印章要分期妥善保管；对于一般单位或临时性单位，保存价值不大的印章应集中起来，定期销毁；属领导个人的手章，应该退还给本人；一般戳记，可以经单位领导批准予以销毁。

第二十七条 销毁废旧印章，必须报请单位负责人批准，销毁时要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。

第六章  附 则

第二十八条 此前学校及各单位制定的印章管理规定，与本规定不相符合的，以本规定为准。

第二十九条 本规定由学院办公室负责解释。

第三十条 本规定自2020年1月1日起施行。